MANAGEMENT PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN

Management Proyek Bidang IT

Prinsip umum manajemen proyek
PROYEK  adalah suatu proses yang terus menerus dan berkesinambungan.

Goerge R.terrry fungsi fungsi POAC

•  Planning (perencanaan)

•  Organizing(pengorganisasian)

•  Actuating(penggerak)

•  Controlling (pengendalia)

PROYEK adalah suatu proses yang terus menerus dan berkesinambungan.

     A. PLANNING (Perencanaan)
            Planning adalah proses yang di gunakan secara sistematis guna mempersiapkan kegiatan untukmencapai tujuan dan sasaran tertentu.Dilakukan untuk kegiatan kontruksi, baik kontraktor(sebagai tanggung jawab pelaksana), konsultan (pengawas).Kontraktor dan konsultan harus memiliki planning- planning yang tepat untuk mencapai tujuan sasaran tertentu.

Proses planning  di ketahui sebagai berikut :

-  Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sasaran  sumber daya yang tersedia.
- Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
-  Penerjemahan rencana.
- Penetapan jangka waktu.

B. ORGANIZING (Pengorganisasian)
      Organizing adalah sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang di lakukan oleh sekelompok orang,di pimpin oleh seorang pemimpin dalam wadah organisasi.Menggambarkan hubungan hubungan struktural dan fungsional.
    Organisasi berfungsi :
 - Untuk menjamin terpeliharanya koordinasi yang baik.
 - Membantu pimpinan dalam menggerakkan funsi-fungsi.
 - Mempersatukan pemikiran dari suatu organisasi.
Koordinasi merupakan suatu hubungan fungsional dan struktural yang secara konsisten harus di jalankan, melalui beberapa mekanisme:

 - Koordinasi Vertikal (Menggambarkan fungsi komando)
 - Koordinasi Horizontal ( Menggambarkan interaksi satu level), dan
 - Koordinasi  Diagonal (Menggambarkan interaksi berbeda level di luar fungsi    komando).

  Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

- Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.

- Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi Diagonal :

    Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau site engineer atau merupakan koordinasi vertikal.

C. ACTUATING (Penggerakan)

Actuating sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning.

 Pada tahap ini diperlukan : kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan;mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasakeberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.-

• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah  difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

•Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan,sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya .

•Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.

     Pemimpin tidak hanya menyuruh namun juga menggerakkan dan memberi dorongan kepda anggotanya.

Yg telah di rencanakan atau telah di buat planning.

Seorang pemimpin td bias mengatuurr sembarangan.

D. CONTROLLING (Pengendalian)

     Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telahdilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalanatau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan olehkonsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaankonstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (qualityassurance)”.
      Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimanadirencanakan dapat dipenuhi.Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalamartian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasikontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukancontrolling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secarakeseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultansupervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atasseluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:-

• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang ,peralatan, bahan)-Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran. controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagaifaktor yang mempengaruhinya. 
• Rujukan untuk menilainya adalahmemperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadin